PV du 12 mars 2018 Commission web

Date: 
lun 12-mar-2018 21h30
Lieu: 
appart 201
Ordre du Jour/Raison de l'actiivé: 

 

Communication interne

- enlever le formulaire de contact comme moyen de communiquer à tt les Cohabitant-e-s  ? http://soubeyran.communityforge.net/contact

- retour du groupe communication de séance fonctionnement

 

Communication externe

- faire le point avec les textes et photos présenté au grand publique sur les pages càd http://soubeyran.communityforge.net/

http://soubeyran.communityforge.net/chez-nous

 

Formation

- comment mettre du contenu sur le site ? http://soubeyran.communityforge.net/node/add

- comment mettre une réunion au calendrier http://soubeyran.communityforge.net/node/add/event

- comment mettre une offre ou une demande http://soubeyran.communityforge.net/node/add/proposition

- comment mettre des News http://soubeyran.communityforge.net/node/add/story

- comment mettre des Docs http://soubeyran.communityforge.net/node/add/document

- comment mettre des Photos http://soubeyran.communityforge.net/node/add/image

- comment enregistrer des heures consentie (notre monnaie le Sou-Beyran suggéré par le groupe animé par Martial)

Procès-Verbal ou description de l'activité: 

NB: ne mettez pas d'emails, numéros de tel ou nom complet dans ce champs car les PV sont partagés, et trouvable par Google​

Présent-e-s : Sylvie, Tim, Caroline M.; Danya

Excusé-e-s : Martial

PV: Danya

Décisions prises:

Enlever la possibilité d'envoyer un mail à tous les cohabitant dans l'onglet CONTACTER afin de favoriser les publications par les autres biais tels que NEWS, DEMANDE, ...etc. Ceci car les mails envoyés par CONTACTER finissent parfois dans les spams et que plusieurs personnes se sont manifestées pour dire qu'elles ne recevaient pas les messages.

Proposer des mini-formations de 10' en début des plénières sur grand écran afin de familiariser petit à petit l'ensemble des habitants aux outils disponibles sur les site (community forge)

Danya envoie une demande à l'ensemble des cohabitants afin de les inciter à actualiser leurs profils sur le site (données perso ainsi que participation aux commissions) dans un délai de 10 jours. Elle proposera également dans cette news une aide à toutes personnes éprouvant des difficultés à le faire seul.

Suite aux discussions eues ce soir quant à la confidentialité, Tim s'est engagé à donner une réponse aux membres de la commission web avant leur prochaine réunion (23 avril) sur les possibilités de transférer les PV archivés actuellement de façon publique dans l'onglet documents tout en préservant les options de recherche possible aujourd'hui (recherche par dates, mots clés... etc)

Déroulement:

L'ODJ n'aura été respecté que dans les grandes lignes mais au vu des décisions prises, le groupe s'est séparé satisfait

Reprenons l'ODJ proposé par Tim point par point en gardant que les sujets qui ont finalement véritablement été abordés et discutés tout en les commantant quelque peu.

Communication interne                                                                                                                           enlever le formulaire de contact comme moyen de communiquer à tt les Cohabitant-e-s  OK

Communication externe                                                                                                                                    Le point a été abordé mais sous un angle un peu différent. Le lien a été fait avec les discussions et points soulevés lors des spéciales en particulier sur la question du suivi du calendrier (tâches et activités inhérentes à la gestion de l'immeuble et à la vie en commun).                                                                                                                Tim a rappelé que justement le calendrier des activités visible sur le site permet déjà à tout un chacun de suivre l'agenda de l'immeuble et ainsi de participer à volonté aux activités et tâches publiées. La commission web en a conclu qu'il y a des réflexes de publication à prendre mais qu'il est primordial de également favoriser la "communication papier" en affichant certaines news de façon ponctuelle au rez (cf brunch > linge de cuisine made in Seraina bientôt suivi d'une seconde création de la même artiste pour les soirées jeux, cf fête du 8 > affiche de la commission fêtes rappelant l'heure du début de la soirée...)                                                                                La commission à par contre conscience que cet outil du site ne répond pas complètement au besoin exprimé lors des spéciales de disposer d'un calendrier type gestion de projet afin d'optimiser le bon fonctionnement de l'immeuble et de la vie en commun.                                                                              

Formation                                                                                                                                                    Le groupe a révisé ses connaissances en laissant Tim expliquer divers outils. Je n'ai gardé de l'ODJ que ceux qui ont été abordés

- comment mettre une réunion au calendrier http://soubeyran.communityforge.net/node/add/event

- comment mettre une offre ou une demande http://soubeyran.communityforge.net/node/add/proposition

- comment mettre des News http://soubeyran.communityforge.net/node/add/story

- comment mettre des Docs http://soubeyran.communityforge.net/node/add/document

- comment mettre des Photos http://soubeyran.communityforge.net/node/add/image

À retenir que les documents texte et les images ne doivent pas dépasser la taille requise.                                 En ce qui concerne les doc texte: favoriser le PDF car il peut être lu par tous sans donner la possibilité de le modifier. En cas de nécessité, un PDF peut être réduit en allant sur Fichier > exporter > réduire PDF.                 Concernant les photos: leur taille doit être réduite à moins de 2MB. Un taille de 520 environ est suffisante pour une publication sur le site. À noter qu'une image prise avec un smartphone aura déjà une taille suffisament réduite. Le procéder est plus astreignant pour les images prise avec un appareil photo ("Je me réjouis du boulot qui m'attend pour publier éventuellement certaines photos de la fête du 8... ;-)" signé: Danya )

Horaire de la réunion : 19.00-21:15

Date de la prochaine réunion : 23.04.18, 19:30

OdJ de la prochaine réunion : En tous cas avoir un retour de Tim sur les modules permettant d'archiver les PV dans documents (invisible du grand public) tout en gardant les possibilités de recherche actuelles (dates, mots clés... etc) et décider en conséquence de la répartition du travail d'archivage des PV rédigés depuis 4 ans...           Désigner un référant pour le groupe pour la communication avec l'ensemble des cohabitants.

 

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